導入前の課題・背景
大手建築工事企業のA社様では、シェアード会社にグループ全体の調達業務を集約されています。シェアード会社はA社様を含む全国のグループ企業や現場を合わせて約300部門の備品購入の窓口となっています。そのため、グループ企業からの問い合わせへの対応や、月末月初の請求処理などで、日々膨大な業務に追われていました。
そこで、A社様がアスクルを利用されることになったタイミングで、請求処理などの業務負担の軽減を期待しソロエルアリーナを導入いただきました。
ご提案内容
シェアード会社が対応するのは、A社様とグループ企業・現場を合わせて約300部門。これらのすべての部署に対して請求書を作成する必要がありました。
これまでの請求フローを確認したところ、請求書を作成するための「購買データ集約作業」が負担になっていることがわかりました。そこで、ソロエルアリーナで購入した商品や請求額などの明細を請求書作成用にデータ化してお送りすることをご提案。
また、過去の問い合わせ内容をヒアリングした結果、現場開設時の備品購入に関する問い合わせが散見されました。そこで、現場開設時に必要となる備品を「企業セット品」として設定し、さらに頻繁に購入される商品を「企業推奨品」に設定することをご提案しました。
部門別の購入実績データ(最大過去12か月分)をCSVファイルにてダウンロードできる機能。必要な項目を選択しての利用も可能。
「新入社員セット」「新店開設セット」など、繰り返し注文する商品群を登録し簡単に注文できる機能。
「全社で統一利用している商品」など、社内で購入を推奨されている商品や商品カテゴリを登録できる機能。
導入効果
ソロエルアリーナ導入に合わせて、請求書作成用のデータの提供もスタート。その結果、請求処理に大きな負担となっていたデータの集約作業の負担が大幅に軽減されました。
さらに、現場向けの「企業セット品」やよく購入される商品を「企業推奨品」に設定し、現場がより発注しやすい流れを作ったことで、現場や各部門からシェアード会社への問い合わせ自体の軽減にもつながりました。
導入から現在に至るまで、A社・シェアード会社の業務上で発生している問題・課題を弊社に共有いただき、改善案などを定期的にご提案しております。そのため、「事業に大変貢献していただいている」と喜びの声をいただいています。
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